Je krijgt dagelijks heel wat e-mails binnen. Op je werk kun je zowel zakelijke als privé-mail ontvangen. En al die mail behandelen en beantwoorden kost ons heel wat tijd, gemiddeld een uur per dag volgens een Brits onderzoek. Kan dat nou niet efficiënter?

De meeste mensen schijnen namelijk niet te weten hoe ze efficiënt moeten omgaan met de vele mails die ze op een dag ontvangen, lezen we op NU.nl. Uit het Britse onderzoek blijkt nu dus dat werknemers daarom ruim een uur per dag hieraan verspillen.

Het is werknemers ook niet helemaal duidelijk wat ze nu wel en niet kunnen maken wat betreft privé-email. Daarnaast speelt er volgens de onderzoekers een algemener probleem; "door het grote aanbod van informatie en de beperktheid van het menselijke concentratievermogen, is het zaak zorgvuldiger te gaan kijken naar welke e-mails we wel en niet moeten behandelen".

Op TrainingPlaza geven ze enkele tips voor efficiënt e-mailmanagement. Van een instrument om onze communicatiesnelheid en productiviteit te verhogen, is e-mail namelijk uitgegroeid tot een bron van stress. Het is nochtans vrij simpel: wij gebruiken e-mail fout en door onze onwetendheid raakt ons elektronisch postvak verstopt en hebben we voortdurend het gevoel dat we achter de zaken aan lopen.

We moeten ons dus realiseren dat de mail niet (meer) het wondermiddel deze communicatie is. Sommige dingen kunnen we bijvoorbeeld beter via de telefoon regelen. Gebruik e-mail niet om iets te communiceren dat een dringend antwoord vereist; discussies te voeren; afspraken op het laatste moment af te zeggen; een spoedvergadering te beleggen of vertrouwelijke informatie uit te wisselen. E-mail is daarentegen wel bijzonder geschikt om afspraken (lang) op voorhand te maken of te bevestigen; simpele vragen te stellen en te beantwoorden; informatie op te vragen of vragen te stellen aan iemand die slecht bereikbaar is.

Ga per piepje, of envelopje of ander "You've got mail"-seintje niet meteen naar je Inbox. Werk daarentegen rustig verder of zet je piepje of ander signaaltje gewoon uit. Dat maakt het makkelijker om die drang alles te laten vallen te weerstaan en je aan een vaste tijdsindeling te houden waarin je een twee- tot drietal momenten inplant om je mails te bekijken en te behandelen.

Dat behandelen kun je trouwens het beste met een vast systeem doen. Een mail waarvoor je niets hoeft te doen, kun je meteen deleten. Dat schoont al lekker op. Bevat de mail wel belangrijke informatie maar geen onmiddellijke actiepunten voor jou, dan kun je die in een aparte map steken. Verlangt de verzender wel actie van je, dan heb je afhankelijk van wat er gevraagd wordt de volgende mogelijkheden. Wordt er een kleinigheidje gevraagd dan kun je het meteen oplossen en beantwoorden. Neemt de actie wat meer tijd in beslag, archiveer dan de mail, zet de taak bij in je to do-lijstje of agenda en trek daar nadien (dus na het bekijken van de andere mailtjes) voldoende tijd voor uit.

Op StepStone.nl vind je verschillende gewoonten om jezelf eigen te maken, zo vind je nog beter balans tussen werk en privé.